Arquive e Organize
Seus Documentos

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    Ganhe eficiência na busca pela informação, minimizando riscos nas auditorias e fiscalizações.

  • 2

    Livre-se do armazenamento com muito mais segurança.

  • 3

    A Arquivem dispõe de infraestrutura de ponta para a guarda dos seus documentos. Venha nos conhecer.

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    Digitalize seus documentos e tenha seu backup em servidores da Microsoft.

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Nossos Serviços

A Arquivem é uma empresa de gestão de documentos, com tecnologia e compromisso de oferecer segurança, organização e agilidade para nossos clientes.

O Portal InnCloud é um sistema desenvolvido para o controle e armazenamento integrado dos documentos. Nesse Portal serão armazenados todos os arquivos, que poderão ser acessados pelos nossos clientes a partir de qualquer computador, em qualquer parte do mundo, com segurança e agilidade. O Portal InnCloud é também o principal canal de comunicação com o nosso cliente, oferecendo diversas funções para agilizar os processos internos das organizações.
O cliente é quem controla o conteúdo da caixa, a Arquivem envia as caixas, juntamente com as etiquetas de identificação e lacres. Por meio do nosso Portal InnCloud, o cliente cadastra o conteúdo das caixas, lacra e as envia de volta para a Arquivem, que realizará a guarda. Diante da necessidade de algum documento, o cliente solicita a caixa com uma O.S. (Ordem de Serviço) emitida através do Portal InnCloud. Nessa modalidade de guarda, o cliente implanta e gerencia todo o processo de guarda e tem acesso a diversos relatórios.
Quem controla o conteúdo das caixas é a Arquivem. Ao recepcionar os documentos, cada um recebe uma etiqueta de identificação com um código de barras, e passa por um leitor, que informará ao sistema InnCloud a caixa em que o documento se encontra e a posição dentro dela. Diante da necessidade de algum documento, o cliente o solicita por meio de uma O.S. (Ordem de Serviço) emitida através do Portal InnCloud.

Nessa modalidade, o cliente pode escolher entre guarda gerenciada com digitalização e guarda gerenciada sem digitalização, ou ainda uma aplicação híbrida baseada em regras pré-estabelecidas. Por meio do Portal InnCloud, o cliente acompanha desde o recebimento do documento até o seu efetivo armazenamento. Ao solicitar uma entrega o cliente receberá o documento e não a caixa. Para cada documento armazenado, os futuros documentos originados a partir dele terão esse vínculo registrado no sistema.
O processo de digitalização engloba transformar informações originalmente criadas em papel, em arquivos digitais, ou seja, gerar uma imagem através de um scanner. Essa tecnologia possibilita o armazenamento digital de grandes volumes de documentos em um ambiente seguro e acessível em computador. Nossa empresa pode atuar de duas maneiras. O serviço de digitalização pode ser executado nos birôs da Arquivem, para onde o cliente envia os seus documentos, ou então ele pode ser executado "in bounds" (nas instalações do cliente), onde montamos um birô e fornecemos equipamentos e mão-de-obra especializada para a realização dos serviços; Todos os documentos são armazenados em servidores externos da Microsoft.
A Arquivem disponibiliza aos seus clientes, o serviço de Organização Arquivística por meio de um conjunto de procedimentos, os arquivos são organizados de acordo com o detalhamento do projeto, um dos pontos importantes desse serviço é a organização prévia de todo o acervo documental em questão.

O objetivo é criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas, uma vez estabelecido o objetivo do projeto, o serviço abrange eliminar documentos redundantes (sem valor histórico ou sem valor para processos de negócios e/ou com prazos de retenção vencidos), criar tabelas de temporalidade documental, ordenar e agrupar por títulos, armazenar e reformular a disposição física do arquivo. Na Arquivem, os documentos são classificados e indexados para viabilizar a localização e acesso, com segurança, qualidade e controle.
A Arquivem executa projetos de BPM que envolvem Gestão Documental. Através de projetos personalizados, terceirizamos processos operacionais. Dispomos de infra-estrutura, tecnologia e expertise necessários para reduzir custos, aumentar produtividade, qualidade e segurança nas operações. Todo o processo é acompanhado de ponta a ponta pelo cliente através do Portal InnCloud.

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